“La Segretaria generale è responsabile dell’archivio generale, della cronistoria dell’Istituto, dei registri e delle statistiche generali” (C. 133)
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Segretaria Generale
Il servizio di Segreteria Generale è coordinato dalla Segretaria Generale Suor Piera Cavaglià e si realizza attraverso vari compiti:
- Redazione degli Atti e Deliberazioni del Consiglio Generale e dei documenti ufficiali dell’Istituto
- Compilazione dei Registri e delle Statistiche generali.
- Per favorire l’approfondimento del carisma e della storia dell’Istituto, la Segreteria ha la responsabilità dell’Archivio Storico Centrale con la finalità di custodire, ordinare e far conoscere, attraverso la documentazione pertinente, il patrimonio storico dell’Istituto FMA (cf Costituzioni, art. 133). Esso rispecchia tutta un’esperienza di vita e include perciò fonti documentarie, narrative, epistolari, iconiche, multimediali.
La Segreteria Generale, nei suoi vari uffici e mediante il servizio delle consorelle che vi lavorano, mantiene costantemente il legame tra il Consiglio Generale e le Ispettorie, al fine di trasmettere documenti e informazioni di comune interesse per la vita dell’Istituto FMA.
Archivio corrente o in formazione
Conserva le pratiche ancora in corso e si trova presso gli uffici rispettivi delle Collaboratrici: Suor Maria Teresa Mastrotto e Suor Danuta Rutka.
La loro attività si esplica attraverso la registrazione del Protocollo, l’elaborazione e la trasmissione di documenti e approvazioni riguardanti la vita e l’organizzazione delle Ispettorie, l’aggiornamento delle schede di ogni FMA e dei Registri dell’Istituto che documentano in modo sintetico i dati anagrafici di ogni consorella dall’ingresso in Noviziato fino al termine della vita.
Archivio storico
Custodisce la documentazione storica dell’Istituto FMA nella fase di collocazione o archiviazione definitiva, ordinata secondo un criterio storico.
Le varie fonti sono suddivise in fondi archivistici che rispecchiano le tappe dello sviluppo dell’Istituto dall’inizio fino all’attualità.
L’incaricata dell’Archivio è Suor Giuseppina Parottile che ha il compito di elaborare le statistiche annuali dell’Istituto, aggiornare e compilare i due volumi dell’Elenco Generale dell’Istituto FMA e coordinare la redazione e pubblicazione dei Cenni biografici delle FMA defunte: “Facciamo memoria”, iniziati nel 1984 nella nuova serie.
Ufficio Documentazione fotografica e audio-visiva
Ha la finalità di custodire il materiale audio-visivo e iconografico (fotografie, filmati, videocassette, microfilm, audiocassette, dischi, CD, DVD, serie di disegni, ritratti) pervenuto dalle Ispettorie o elaborato al Centro, riguardante la storia dell’Istituto FMA, a complemento della documentazione cartacea. Si conservano nell’Ufficio anche materiali obsoleti – tipo macchine fotografiche, registratori, proiettori – come testimonianza di strumenti usati nel tempo. L’incaricata Suor Angela Marzorati, coordina o collabora nell’allestimento di mostre, che documentano il cammino dell’Istituto e la sua espansione missionaria nei vari contesti, con particolare interesse per i luoghi delle origini dell’Istituto FMA in Italia, in Francia e in America Latina.
La custodia dei materiali avviene attraverso la selezione, la collocazione e la schedatura per permettere, oggi e in futuro, un’adeguata fruizione della documentazione stessa.
La Postulazione delle Cause dei Santi per l’Istituto delle FMA, alla quale si dedicano Suor Sylwia Ciężkowska e Suor Francesca Caggiano, promuove i processi delle FMA e delle giovani cresciute nei nostri ambienti, in collaborazione con il Postulatore Generale dei Salesiani, don Pier Luigi Cameroni. Tale promozione consiste nel raccogliere, custodire e approfondire la documentazione relativa alle candidate FMA agli altari e nello studio delle grazie ottenute per loro intercessione, allo scopo di istruire i processi sui miracoli, necessari per l’avanzamento delle Cause. La Postulazione FMA mantiene i contatti con la Congregazione delle Cause dei Santi e favorisce nell’Istituto la conoscenza delle Serve di Dio, Venerabili, Beate e Sante FMA. Elabora pure il fascicolo periodico “Il Cielo risponde” che contiene le segnalazioni di grazie ottenute per l’intercessione delle FMA, di cui la Chiesa ha riconosciuto l’eroicità delle virtù.
L’Ufficio Giuridico-Canonico, coordinato da Suor Katarzyna Kasinska, è a servizio della Madre Generale, del Consiglio Generale e delle Ispettorie per le necessarie consulenze nell’ambito del Diritto Canonico e del Diritto proprio dell’Istituto FMA. La canonista collabora, inoltre, nei corsi di Formazione per le Segretarie Ispettoriali e le Neo-ispettrici, oltre che nell’insegnamento del Diritto Canonico presso le Istituzioni Universitarie e le Case di Formazione.
