“A Secretária Geral é responsável pelo arquivo geral, pela cronistória do Instituto, pelos regristros e estatísticas gerais” (C. 133)
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Secretária Geral
O serviço de Secretária Geral é coordenado pela Secretária Geral Ir. Piera Cavaglià e se realiza através de várias tarefas:
- Redação dos Atos e Deliberações do Conselho Geral e dos documentos oficiais do Instituto.
- Compilação dos Registros e das Estatísticas gerais.
- A fim de promover o aprofundamento do carisma e da história do Instituto, a Secretária tem a responsabilidade do Arquivo Histórico Central, com o objetivo de preservar, ordenar e divulgar, através de documentação relevante, o patrimônio histórico do Instituto das FMA (cf Constituições, art. 133). Ele reflete toda uma experiência de vida e, portanto, inclui fontes documentais, narrativas, cartas, fontes icônicas e multimídia.
A Secretaria Geral, em seus vários ofícios e mediante o serviço das irmãs que ali trabalham, mantém constantemente a ligação entre o Conselho Geral e as Inspetorias, para transmitir documentos e informações de interesse comum para a vida do Instituto das FMA.
Arquivo atual ou em formação
Mantém as práticas ainda em andamento e está localizado nos respectivos escritórios das Colaboradoras: Ir. Maria Teresa Mastrotto e Ir. Danuta Rutka.
Sua atividade é realizada mediante o registro do Protocolo, a elaboração e transmissão de documentos e aprovações sobre a vida e a organização das Inspetorias, a atualização das fichas de cada FMA e dos Registros do Instituto que documentam de maneira sintética os dados pessoais de cada irmã desde a entrada no Noviciado até o final da vida.
Arquivo histórico
Preserva a documentação histórica do Instituto das FMA na fase de colocação ou armazenamento permanente, ordenado segundo critério histórico.
As diversas fontes são divididas em fundos arquivísticos que refletem as etapas do desenvolvimento do Instituto desde o início até o presente.
A pessoa encarregada do Arquivo é Ir. Giuseppina Parotti, que tem a tarefa de compilar as estatísticas anuais do Instituto, atualizar e compilar os dois volumes do Elenco Geral do Instituto das FMA e coordenar a redação e publicação das Notas biográficas das FMA falecidas: “Facciamo memoria“, iniciadas em 1984 na nova série.
Escritório de Documentação fotográfica e audiovisual
Sua finalidade é preservar o material audiovisual e iconográfico (fotografias, filmes, videocassetes, microfilmes, cassetes de áudio, discos, CDs, DVDs, séries de desenhos, retratos) recebidos das Inspetorias ou elaborados no Centro, sobre a história do Instituto das FMA. , para complementar a documentação em papel. Mesmo materiais obsoletos – como câmeras, gravadores, projetores – são preservados no escritório como evidência de instrumentos usados ao longo do tempo. A nomeada Irmã Angela Marzorati coordena ou colabora na montagem de exposições, que documentam a trajetória do Instituto e sua expansão missionária em diversos contextos, com especial interesse para os lugares de origem do Instituto das FMA na Itália, na França e na América Latina.
O armazenamento dos materiais ocorre através da seleção, colocação e arquivamento para permitir, hoje e no futuro, o uso adequado da documentação em si.
A Postulação das Causas dos Santos para o Instituto das FMA, à qual Irmã Sylwia Ciężkowska e Irmã Francesca Caggiano se dedicam, promove os processos das FMA e dos jovens que cresceram em nossos ambientes, em colaboração com o Postulador Geral dos Salesianos, Pe. Pier Luigi Cameroni. Esta promoção consiste em recolher, manter e aprofundar a documentação relativa às candidatas das FMA aos altares e no estudo das graças obtidas por sua intercessão, a fim de instruir os processos sobre os milagres necessários ao avanço das Causas. A Postulação das FMA mantém contatos com a Congregação para as Causas dos Santos e favorece no Instituto o conhecimento das Servas de Deus, Veneráveis, Beatas e Santas FMA. Elabora também o dossiê periódico “O Céu responde“, que contém os relatos de graças obtidas pela intercessão das FMA, das quais a Igreja reconheceu a natureza heróica das virtudes.
O Escritório Jurídico-Canônico, coordenado pela Irmã Katarzyna Kasinska, está a serviço da Madre Geral, do Conselho Geral e das Inspetorias para as necessárias consultas no campo do Direito Canônico e do Direito próprio do Instituto das FMA. A canonista também colabora nos cursos de Formação para as Secretárias Inspetoriais e as Neo-Inspetoras, bem como no ensino do Direito Canônico nas Instituições Universitárias e nas Casas de Formação.
